Modèle de note de frais : à remplir et à justifier
Un modèle de note de frais, ce qu'il faut y joindre pour qu'elle soit remboursée sans discussion, et les points à vérifier avec votre comptable selon que vous êtes salarié, dirigeant ou bénévole d'une association.
Télécharger (PDF) Version à remplir (DOCX)- Un modèle de note de frais à remplir en Word : une ligne par dépense, un justificatif par ligne
- Les justificatifs à joindre : achats, repas, transports, véhicule personnel
- Réel ou forfait, et où trouver les barèmes en vigueur
- Salarié, dirigeant, entrepreneur individuel, bénévole : ce qui change
Le document en ligne
Le même texte que le PDF, à lire ici. Les modèles se remplissent plus facilement dans la version à télécharger.
1. Ce qu'est une note de frais
C'est le document par lequel une personne demande le remboursement de dépenses qu'elle a avancées pour son activité professionnelle : un déplacement, un repas avec un client, un achat de fournitures. Remboursés à leur juste montant, les frais professionnels ne sont pas un salaire : ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
Ils peuvent être remboursés de deux façons : au montant réel, sur justificatifs, ou par une allocation forfaitaire dans les limites des barèmes de l'Urssaf. Le choix dépend de la dépense et de la situation de la personne : votre comptable vous dira lequel appliquer.
2. Ce qu'il faut joindre
| Dépense | Le justificatif |
|---|---|
| Achat, repas, hôtel | La facture ou le ticket, au nom de l'entreprise quand c'est possible, et pour un repas d'affaires le nom des invités et l'objet du rendez-vous. |
| Transport en commun, péage, parking | Le billet, le ticket ou le relevé. |
| Véhicule personnel | La date, le trajet, le motif et les kilomètres parcourus, la puissance fiscale du véhicule, et le barème kilométrique en vigueur utilisé pour le calcul. |
Les allocations forfaitaires et le barème kilométrique sont publiés chaque année, et parfois reconduits à l'identique. Ce document n'en reproduit aucun : prenez le dernier barème publié à la date de la dépense, sur urssaf.fr pour les allocations et sur impots.gouv.fr pour le barème kilométrique.
3. À vérifier selon votre situation
- Salarié. L'employeur rembourse sur justificatifs ou selon les barèmes ; il doit pouvoir prouver, en cas de contrôle, que les sommes correspondent à de vrais frais professionnels.
- Dirigeant de société. Les règles diffèrent selon le statut du dirigeant : faites valider la méthode par votre expert-comptable avant le premier remboursement.
- Entrepreneur individuel. Vous ne vous remboursez pas à vous-même : vos dépenses professionnelles se traitent dans votre comptabilité, selon votre régime fiscal.
- Bénévole d'association. L'association peut rembourser les frais engagés pour elle, sur justificatifs. Le bénévole peut aussi renoncer au remboursement : renseignez-vous sur la réduction d'impôt possible pour les dons, et demandez un reçu à l'association.
4. Le modèle
NOTE DE FRAIS · période du [date] au [date]
Demandeur : [Prénom Nom] · [fonction ou qualité]
Entreprise ou association : [dénomination]
Dépense 1 : date […] · nature [repas, transport, hébergement, fournitures…] · motif [client, rendez-vous, mission] · montant TTC [… €] · dont TVA [… €] · justificatif n° [1]
Dépense 2 : date […] · nature […] · motif […] · montant TTC [… €] · dont TVA [… €] · justificatif n° [2]
Déplacement en véhicule personnel : date […] · trajet [de … à …] · motif […] · […] km · puissance fiscale [… CV] · barème [année] · montant [… €]
Total demandé : [… €] · Avance déjà reçue : [… € ou néant] · Reste à rembourser : [… €]
Je certifie l'exactitude des dépenses ci-dessus, engagées pour les besoins de [l'entreprise / l'association].
Date et signature du demandeur :
Validé par [Prénom Nom, fonction], le [date] · signature :
Comment s'organiser avec son comptable, quel outil pour garder ses tickets, quelle règle pour les repas d'affaires : entre entrepreneurs, on gagne du temps en se racontant ce qui marche. C'est ce que permettent les rencontres de Réseau Actif.
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Pour en parler : reseauactif.fr
Sources. « Avantages en nature et frais professionnels : quelles sont les différences ? », entreprendre.service-public.gouv.fr, vérifiée le 12 août 2026 (frais professionnels exclus de la rémunération, non soumis aux cotisations). « Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles », service-public.gouv.fr, actualité du 9 avril 2026. Avertissement. Ce document ne constitue pas un conseil fiscal ou social. Les barèmes et les règles propres aux dirigeants se vérifient sur urssaf.fr et impots.gouv.fr, ou avec votre expert-comptable. Version. Document établi le 10 octobre 2026 par Réseau Actif, mis à jour le 13 octobre 2026.
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