Fiche de poste : modèle à remplir et rubriques

1. À quoi sert une fiche de poste

Elle n'est pas obligatoire, mais elle rend service. Aucun article du code du travail n'exige un document appelé « fiche de poste ». En revanche, l'employeur doit remettre à chaque salarié un ou plusieurs documents écrits qui contiennent les informations principales de la relation de travail (article L. 1221-5-1). Parmi elles : l'intitulé du poste, les fonctions et la catégorie socioprofessionnelle ou d'emploi (article R. 1221-34, 3°). Une fiche de poste bien faite vous donne ces mots-là, sans les chercher le jour de l'embauche.

Elle sert à chaque étape de la vie du poste : écrire l'offre d'emploi et mener l'entretien d'embauche, accueillir la recrue et juger sa période d'essai, conduire l'entretien annuel sur des missions écrites plutôt que sur des impressions, organiser les remplacements pendant les congés, repérer la formation qui manque quand le métier change (section 4).

Dans une entreprise de trois personnes, on pense souvent que « tout le monde sait ». Jusqu'au jour où deux salariés pensent chacun que l'autre commandait le bois.

2. Les rubriques d'une bonne fiche

3. Rédiger sans faux pas

Décrivez le poste, pas la personne. La fiche décrit un emploi. Elle ne mentionne ni l'âge, ni le sexe, ni la situation de famille, ni l'état de santé, ni aucun autre motif interdit par l'article L. 1132-1 du code du travail, qui en compte une longue liste. Les qualités demandées doivent servir le poste : « rigueur dans le suivi des commandes » se vérifie, « dynamique et jeune d'esprit » se discute devant un juge.

Ce que vous demandez au candidat doit servir le poste. Les informations demandées à un candidat ne peuvent avoir pour but que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi ou ses aptitudes professionnelles ; elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé (article L. 1221-6). Tirez vos questions d'entretien de la fiche : une question qui ne correspond à aucune ligne n'a sans doute rien à y faire.

La fiche n'est pas le contrat. Selon Service Public, les fonctions ne sont pas un élément essentiel du contrat de travail : l'employeur peut confier de nouvelles tâches qui correspondent à la qualification du salarié, sans modifier son contrat. En revanche, changer la qualification professionnelle, par exemple retirer ses responsabilités à un salarié qui encadre, modifie le contrat et demande son accord. Une fiche présentée comme définitive invite au « ce n'est pas sur ma fiche » : ajoutez une ligne simple, « Cette fiche évolue avec l'entreprise ; elle est revue chaque année avec le salarié. »

4. La fiche, du recrutement à l'entretien annuel

À l'embauche. L'intitulé du poste, la date d'embauche, la période d'essai et la rémunération font partie des informations à remettre au salarié au plus tard le septième jour calendaire à compter de l'embauche ; d'autres, comme la convention collective applicable, au plus tard un mois après (articles R. 1221-34 et R. 1221-35). Elles se remettent par tout moyen qui donne une date certaine, sur papier ou par voie électronique sous conditions (article R. 1221-39). Le Code du travail numérique en propose un modèle de lettre ; la fiche de poste l'accompagne et détaille ce que la lettre résume en une ligne.

Pendant l'essai. La période d'essai sert à évaluer les compétences du salarié dans son travail. La fiche dit lesquelles : c'est votre grille du bilan de fin d'essai (voir notre guide « Période d'essai : durées, renouvellement, rupture »). Pour un stagiaire, on ne parle pas de poste mais de missions confiées dans la convention de stage : voir « Gratification stagiaire et convention de stage ».

À l'entretien annuel d'évaluation. Selon Service Public, il n'est pas obligatoire, sauf si votre convention collective l'impose ; s'il existe chez vous, tous les salariés en bénéficient. Ils sont informés à l'avance des méthodes d'évaluation, qui doivent être pertinentes, et les questions doivent avoir un lien direct et nécessaire avec leurs aptitudes professionnelles (articles L. 1222-2 et L. 1222-3). Des critères précis, objectifs et vérifiables, dit Service Public : ce sont les missions de la fiche. On évalue le travail, pas le caractère.

À ne pas confondre : l'entretien de parcours professionnel. Il est obligatoire, lui, quelle que soit la taille de l'entreprise. Le salarié en est informé à l'embauche ; il a lieu au cours de la première année, puis tous les quatre ans, ou plus souvent si un accord collectif le prévoit (article L. 6315-1, dans sa rédaction issue de la loi du 30 décembre 2025). Il porte sur les compétences, le parcours, la formation et les souhaits d'évolution, jamais sur l'évaluation du travail, et le salarié reçoit une copie du document rédigé. La fiche de poste y sert de point de départ.

À chaque changement. Nouvelle machine, nouveau logiciel, nouvelle clientèle : mettez la fiche à jour et changez son numéro de version. Si l'intitulé du poste ou les fonctions remis au salarié changent, l'employeur lui remet un document indiquant ces modifications au plus tard à la date où elles prennent effet (article R. 1221-40).

5. Le modèle à remplir

6. Questions fréquentes

La fiche de poste est-elle obligatoire ?

Non, le code du travail n'impose pas un document de ce nom. Il impose en revanche de remettre au salarié, par écrit, l'intitulé du poste et ses fonctions (article R. 1221-34).

Quelle différence avec l'offre d'emploi et le contrat de travail ?

La fiche décrit le poste. L'offre d'emploi en est un extrait public, soumis à ses propres règles (section 3). Le contrat engage les deux parties, notamment sur la qualification et la rémunération.

Faut-il la faire signer par le salarié ?

Aucun texte lu pour ce guide ne l'exige. Un « reçu le » daté et signé prouve qu'il l'a eue en main. Pour l'annexer au contrat de travail, faites relire la rédaction par votre conseil.

L'employeur peut-il changer les tâches d'un salarié ?

Oui, si elles correspondent à sa qualification : c'est un simple changement des conditions de travail (Service Public). Toucher à la qualification demande son accord.

Sources. Code du travail, articles cités dans le guide, version à jour du 8 octobre 2026, et code pénal, article 225-2, version à jour du 26 août 2026, lus sur codes.droit.org · Sénat : dossier législatif du projet de loi portant transposition de la directive (UE) 2023/970, n° 944 (2025-2026), page mise à jour le 8 octobre 2026 · Entreprendre Service Public : « Préparer et diffuser une offre d'emploi », vérifiée le 2 octobre 2025 · Service Public : « Qu'est-ce qu'un entretien de parcours professionnel (EPP) ? », vérifiée le 1^er octobre 2026 ; « Évaluation du salarié », vérifiée le 26 juin 2025 ; « Modification du contrat de travail d'un salarié », vérifiée le 13 juin 2024 · Code du travail numérique : modèle « Informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié », mis à jour le 9 juillet 2024. Avertissement. Exemple fictif. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique ; lisez aussi votre convention collective. Version. Sources lues le 15 octobre 2026. Document établi le 15 octobre 2026 par Réseau Actif.