Embaucher son premier salarié : DPAE et les 10 démarches

1. Un mois avant : chiffrer, choisir sa convention collective, écrire le poste

Le coût réel d'abord. Un salaire brut n'est pas ce que le salarié touche, ni ce que l'entreprise paie. Entre les deux, il y a les cotisations, la réduction générale, la mutuelle. Le Smic horaire est de 12,31 € brut depuis le 1^er juin 2026 (arrêté du 22 mai 2026, service-public.gouv.fr). Votre convention collective peut fixer un minimum plus haut. Le calcul complet, avec deux exemples, est dans notre guide Salaire brut en net et coût employeur. L'Urssaf propose aussi un simulateur de coût d'embauche.

Votre convention collective ensuite. C'est elle qui complète le code du travail pour votre métier : salaire minimum de la grille, classification, période d'essai, parfois une prévoyance obligatoire. Vous recrutez un cadre ? Une prévoyance est due dans tous les cas (voir la partie 6). L'Urssaf le rappelle : plusieurs clauses du contrat en dépendent. Le Code du travail numérique, service du ministère du Travail, propose un outil « Trouver sa convention collective » à partir du nom ou du numéro Siret de l'entreprise.

La fiche de poste, enfin. Missions, horaires, outils, autonomie attendue : elle sert à recruter, puis à écrire le contrat sans oublier rien d'important. Le jour où on la rédige, on découvre d'ailleurs tout ce qu'on faisait sans y penser. Trame et rubriques dans notre modèle de fiche de poste.

Vous recrutez une personne de nationalité étrangère ? Vérifiez auprès de la préfecture qu'elle détient un titre l'autorisant à travailler, sauf si elle est inscrite comme demandeur d'emploi à France Travail (articles L. 5221-8 et R. 5221-41).

Une remarque, en passant. Une première embauche, c'est aussi une dizaine de sigles appris en une semaine : DPAE, DSN, DUERP, SPSTI, VIP. Ils ont l'air hostiles. Ils sont surtout mal nommés, et chacun est expliqué ci-dessous.

2. Le contrat : CDI par défaut, et toujours des informations par écrit

Le contrat à durée indéterminée (CDI) est « la forme normale et générale de la relation de travail » (article L. 1221-2). Un CDI à temps plein peut, en droit, ne pas être écrit (L. 1221-1). Mais l'employeur doit de toute façon remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits qui reprennent les informations principales de son emploi (L. 1221-5-1) : autant les réunir dans un contrat signé.

• CDD : écrit obligatoirement, avec son motif précis ; à défaut, il est réputé conclu pour une durée indéterminée. Il mentionne aussi le nom et l'adresse de la caisse de retraite complémentaire et, s'il y en a un, de l'organisme de prévoyance. Il est transmis au salarié au plus tard dans les deux jours ouvrables qui suivent l'embauche (L. 1242-12 et L. 1242-13). Les cas autorisés et un modèle : Contrat de travail à durée déterminée.
• Temps partiel : contrat écrit obligatoire, avec la durée prévue et sa répartition entre les jours de la semaine ou les semaines du mois (L. 3123-6).
• Période d'essai : elle ne se présume pas, elle s'écrit. En CDI, deux mois au plus pour les ouvriers et employés, trois pour les agents de maîtrise et techniciens, quatre pour les cadres (L. 1221-19). Renouvellement et rupture : Période d'essai : durées, renouvellement et rupture.
• Apprenti : un contrat à part, avec son aide et son maître d'apprentissage : Embaucher un apprenti dans une TPE.
• Pas assez de travail pour un temps plein ? Le salarié peut être partagé avec d'autres entreprises : Groupement d'employeurs et GEIQ.

3. La DPAE : au plus tôt 8 jours avant, au plus tard avant la prise de poste

La déclaration préalable à l'embauche est la première démarche officielle. Sans elle, l'embauche ne peut pas avoir lieu (article L. 1221-10). Elle se fait en ligne : sur net-entreprises.fr, ou sur le site de l'Urssaf, qui la recommande pour un premier salarié car elle crée en même temps votre compte employeur (Urssaf, Service Public Entreprendre). La voie papier existe encore : formulaire signé, envoyé en recommandé avec avis de réception au plus tard le dernier jour ouvrable avant l'embauche (R. 1221-5).

Ce qu'elle contient. L'identité de l'entreprise (dénomination, code APE, Siret, service de santé au travail), celle du salarié (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale s'il en a un), la date et l'heure d'embauche, la nature et la durée du contrat, et la durée de la période d'essai pour un CDI ou un CDD de plus de six mois (R. 1221-1).

Ce qu'elle fait pour vous. En une seule déclaration, vous accomplissez cinq formalités : votre immatriculation comme employeur au régime général, celle du salarié à l'Assurance maladie, votre affiliation à l'assurance chômage, la demande d'adhésion à un service de santé au travail et la demande de visite d'information et de prévention ou d'examen médical d'aptitude (R. 1221-2). L'Urssaf vous renvoie un accusé de réception dans les cinq jours ouvrables (R. 1221-7). Remettez au salarié une copie de la DPAE ou de cet accusé ; un contrat écrit qui mentionne l'organisme destinataire suffit (R. 1221-9).

4. Le jour de l'arrivée : registre, documents, mutuelle

Le registre unique du personnel. Il est obligatoire dès le premier salarié. Nom et prénoms s'y inscrivent dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile (article L. 1221-13). Les mentions et un modèle : Registre unique du personnel.

Les informations écrites, en deux temps. Au plus tard le 7^e jour calendaire après l'embauche : identité des parties, lieu de travail, poste, date d'embauche, terme d'un CDD, période d'essai, rémunération et ses éléments, durée du travail et heures supplémentaires. Au plus tard un mois après : droit à la formation, congés payés, procédure de rupture, conventions collectives applicables, régimes de protection sociale (articles R. 1221-34 et R. 1221-35). Un contrat complet couvre la plupart de ces points ; un arrêté du 3 juin 2024 fixe des modèles de documents.

Profitez-en pour annoncer au salarié qu'il bénéficiera d'un entretien de parcours professionnel au cours de sa première année, puis tous les quatre ans (article L. 6315-1, dans sa rédaction issue de la loi du 30 décembre 2025). Cet entretien porte sur ses compétences, sa formation et ses souhaits d'évolution, pas sur l'évaluation de son travail. Et donnez-lui l'information sur les risques de son poste et leur prévention (Service Public Entreprendre).

La mutuelle d'entreprise. L'employeur fait bénéficier ses salariés d'une complémentaire santé collective et en finance au moins la moitié (code de la sécurité sociale, article L. 911-7) ; certains salariés peuvent demander une dispense à l'embauche. Tout est dans notre guide Mutuelle d'entreprise obligatoire. Si le salarié vient à vélo ou en covoiturage : Forfait mobilités durables.

5. Santé et sécurité : adhérer au service de santé au travail, visite dans les 3 mois

Le service de prévention et de santé au travail interentreprises (SPSTI). Une TPE n'a pas de médecin du travail à elle : elle adhère à un service commun à plusieurs entreprises. La DPAE vaut demande d'adhésion (R. 1221-2).

Le service vous transmet alors ses statuts, son règlement et sa grille de cotisations ; vous lui indiquez le nombre de salariés à suivre et les risques auxquels ils sont exposés, document à mettre à jour chaque année (D. 4622-22). La cotisation est à votre charge, proportionnelle au nombre de salariés suivis (L. 4622-6).

La visite d'information et de prévention. Tout salarié en bénéficie dans un délai de trois mois au plus à compter de sa prise effective de poste (R. 4624-10). Elle peut être faite par le médecin du travail ou, sous son autorité, par un infirmier ou un autre professionnel de santé du service (L. 4624-1). À l'issue, le salarié et l'employeur reçoivent une attestation de suivi (R. 4624-14) : gardez-la. Elle se renouvelle au plus tous les cinq ans (R. 4624-16).

• Avant l'affectation au poste, et non dans les trois mois : pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans (R. 4624-18).
• Un examen médical d'aptitude par le médecin du travail, avant l'embauche, remplace la visite pour les postes à risques particuliers : amiante, plomb, agents cancérogènes, rayonnements ionisants, montage et démontage d'échafaudages, notamment (L. 4624-2, R. 4624-23 et R. 4624-24).
• Pas de nouvelle visite si le salarié en a eu une dans les cinq ans pour un emploi identique aux risques équivalents, que le service a sa dernière attestation et qu'aucune restriction n'a été émise depuis (R. 4624-15). Demandez-lui son attestation.

Ne pas organiser ces examens expose à une amende de 1 500 € (Service Public Entreprendre).

Le document unique d'évaluation des risques (DUERP). Il est obligatoire dès le premier salarié (Service Public Entreprendre). Vous y inventoriez les risques de chaque unité de travail, chutes, produits, chaleur, gestes répétés, et les actions de prévention (R. 4121-1 et L. 4121-3-1). Sous onze salariés, il se met à jour à chaque changement important des conditions de travail ou à chaque information nouvelle sur un risque (R. 4121-2).

Vous le transmettez au service de santé au travail à chaque mise à jour (L. 4121-3-1) et le conservez quarante ans (R. 4121-4). Un avis affiché dit au salarié comment le consulter (R. 4121-4) : il rejoint les autres affiches de notre guide Affichage obligatoire en entreprise.

6. Le premier mois : paie, DSN, retraite complémentaire et prévoyance

Le bulletin de paie est remis à chaque paiement du salaire (article L. 3243-2). Il mentionne notamment la convention collective et la position du salarié dans sa grille (R. 3243-1). Heures supplémentaires et congés payés obéissent à des règles précises : voir Heures supplémentaires et Congés payés.

La déclaration sociale nominative (DSN) se fait en ligne dès la première période d'emploi, puis chaque mois : elle calcule les cotisations et transmet les données du salarié à tous les organismes, Urssaf, Assurance maladie, France Travail, Agirc-Arrco (Urssaf). La DSN du mois M est due le 15 du mois suivant à midi, ou le 5 pour les entreprises soumises à cette échéance plus courte (net-entreprises.fr). Deux voies : un logiciel de paie ou un tiers déclarant, souvent l'expert-comptable ; ou le Tese, service gratuit de l'Urssaf qui simplifie le calcul, la déclaration et le paiement des cotisations, DPAE comprise. Bon à savoir : pour un premier oubli ou retard de déclaration ou de paiement, l'Urssaf n'applique pas de majorations de retard.

Retraite complémentaire. L'affiliation à une institution de retraite complémentaire (Agirc-Arrco) est obligatoire. Elle s'effectue par la DSN (Service Public Entreprendre) ; votre gestionnaire de paie vous indique la caisse compétente pour votre secteur.

Prévoyance. Décès, invalidité, incapacité : vérifiez dès l'étape 1 si votre convention collective impose un régime de prévoyance. Si un régime existe dans l'entreprise, remettez au salarié la notice de ses garanties (Service Public Entreprendre).

Votre premier salarié est cadre ? L'accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 sur la prévoyance des cadres impose à l'employeur une cotisation à sa seule charge, égale à 1,50 % de la rémunération jusqu'au plafond de la Sécurité sociale, versée à un organisme de prévoyance et affectée en priorité au risque décès (article 1). L'employeur qui ne l'a pas souscrite doit, si le cadre décède, verser à ses ayants droit trois fois le plafond annuel de la Sécurité sociale. Faites vérifier par votre gestionnaire de paie comment votre convention collective l'applique.

7. Les aides : à vérifier avant de signer, pas après

Une aide se demande souvent dans un délai court, ou se perd. Trois pistes, avant la signature :

• Un apprenti : aide de l'État et coût réduit, détaillés dans Embaucher un apprenti dans une TPE.
• Une commune classée en zone France ruralités revitalisation (ZFRR) : exonération de cotisations patronales pendant 12 mois pour un CDI ou un CDD d'au moins 12 mois. Le formulaire Cerfa n° 10791 se remplit dans les 30 jours qui suivent la prise d'effet du contrat ; envoyé en retard, l'exonération est raccourcie d'autant (Service Public Entreprendre). Voir Zones France ruralités revitalisation.
• Les autres dispositifs (selon le profil du candidat, le secteur, la région) : France Travail les recense pour les employeurs au 39 95, et Service Public Entreprendre renvoie vers une base de données de référence sur les aides aux entreprises.

L'Urssaf propose aussi deux accompagnements gratuits aux nouveaux employeurs : le service « Première embauche », et une « visite conseil » avec un spécialiste, ouverte aux entreprises qui ont employé leurs premiers salariés au cours des 18 derniers mois (urssaf.fr, page mise à jour le 1^er octobre 2026). Inviter l'Urssaf chez soi de son plein gré demande un petit effort d'imagination ; le but affiché est pourtant de vous aider à éviter les erreurs.

8. La check-list J-30 à J+30

À remplir dans le document Word offert, puis à garder dans le dossier du salarié : elle montre ce qui a été fait, et quand.

9. Questions fréquentes

Peut-on faire la DPAE quinze jours avant l'embauche ?

Non. La déclaration part au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l'embauche (article R. 1221-4), et au plus tard avant la prise de poste.

Le salarié peut-il commencer avant sa visite médicale ?

Oui, dans le cas général : la visite d'information et de prévention a lieu dans les trois mois qui suivent la prise de poste (R. 4624-10). Pas pour un travailleur de nuit ou un mineur, vus avant l'affectation, ni pour un poste à risques particuliers, qui exige un examen d'aptitude avant l'embauche.

Sources. Code du travail, articles L. 1221-1, L. 1221-2, L. 1221-5-1, L. 1221-10, L. 1221-11, L. 1221-13, L. 1221-19, L. 1242-12, L. 1242-13, L. 3123-6, L. 3243-2, L. 4121-3-1, L. 4622-6, L. 4624-1, L. 4624-2, L. 5221-8, L. 6315-1, L. 8221-5, R. 1221-1, R. 1221-2, R. 1221-4, R. 1221-5, R. 1221-7, R. 1221-9, R. 1221-34, R. 1221-35, R. 3243-1, R. 4121-1, R. 4121-2, R. 4121-4, R. 4624-10, R. 4624-14 à R. 4624-16, R. 4624-18, R. 4624-23, R. 4624-24, R. 5221-41, D. 4622-22, version à jour du 8 octobre 2026 (codes.droit.org), consultés le 16 octobre 2026 · Service Public Entreprendre : « Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé », vérifiée le 1^er juin 2026 ; « Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) », vérifiée le 22 juillet 2026 ; « Exonération pour l'embauche en ZFRR », vérifiée le 1^er juin 2026 · service-public.gouv.fr : « Montant du Smic », vérifiée le 1^er juin 2026 · Arrêté du 22 mai 2026 relatif au relèvement du salaire minimum de croissance (Journal officiel du 24 mai 2026) : Smic à 12,31 € et minimum garanti à 4,35 € au 1^er juin 2026 · Accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 relatif à la prévoyance des cadres, article 1 · Code du travail, articles L. 3231-12 et R. 1227-1 · Urssaf : « La déclaration préalable à l'embauche », mise à jour le 15 juillet 2026, et « Nouvel employeur : vos démarches liées à l'embauche », mise à jour le 1^er octobre 2026 · net-entreprises.fr : « Déclaration préalable à l'embauche » et « DSN » (dates d'exigibilité) · Code de la sécurité sociale, article L. 911-7, version à jour du 15 octobre 2026 (codes.droit.org) · Code du travail numérique : « Trouver sa convention collective » ; pages lues le 16 octobre 2026. Avertissement. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique ou social. Il vise les employeurs du régime général ; un employeur agricole déclare à la MSA. Votre convention collective peut ajouter des obligations. Réseau Actif n'est pas un service de l'administration et ne fournit aucun document officiel. Version. Document établi le 16 octobre 2026 par Réseau Actif.