Accueillir un stagiaire : convention de stage et gratification

1. Stage ou emploi : la ligne à ne pas franchir

Un stage est une mise en situation temporaire, pendant laquelle l'élève ou l'étudiant acquiert des compétences en vue d'un diplôme (article L. 124-1 du code de l'éducation). Pas un emploi bon marché. Trois conséquences.

Pas d'école, pas de stage. Le stage fait partie d'un cursus scolaire ou universitaire et passe par une convention signée avec l'établissement d'enseignement ; les stages hors cursus sont interdits. Une « convention de stage sans école » n'existe pas : une personne inscrite dans aucune formation ne peut pas être stagiaire. Pour la faire travailler, il faut un contrat de travail.

Des missions de formation, pas un poste. Interdit de lui confier un poste permanent, un surcroît temporaire d'activité, un emploi saisonnier ou le remplacement d'un salarié absent (article L. 124-7). Un stagiaire n'est pas un renfort de saison avec une carte d'étudiant.

Une limite de six mois. Six mois au plus par année d'enseignement pour un même stagiaire chez vous (article L. 124-5), comptés en présence effective : 7 heures font un jour, 22 jours un mois (article D. 124-6), soit 924 heures selon Entreprendre Service Public.

2. La convention, pièce par pièce

Qui la rédige. L'établissement d'enseignement, sur une convention type (article D. 124-5). Vous n'avez pas à l'écrire, mais lisez-la : elle vous engage. Signataires : l'établissement, votre entreprise, le stagiaire (ou son représentant légal), l'enseignant référent et le tuteur (article D. 124-4).

Ce qu'elle contient (article D. 124-4, quinze mentions). Relisez surtout :

• les activités confiées, liées aux compétences à acquérir : « faire le café » ne figure dans aucun référentiel de diplôme ;
• les dates, la durée totale, la présence hebdomadaire et, le cas échéant, la présence la nuit, le dimanche ou les jours fériés ;
• le montant de la gratification, ses modalités de versement et les avantages offerts ;
• les règles d'absence, de suspension et de rupture.

Le tuteur. Vous désignez un tuteur qui accueille et accompagne le stagiaire (article L. 124-9) ; dans une petite entreprise, c'est souvent vous. Trois conventions en cours au plus par tuteur (article R. 124-13).

Combien de stagiaires à la fois. Moins de 20 personnes : trois stagiaires au plus la même semaine ; à partir de 20 : 15 % de l'effectif, arrondi à l'entier supérieur (article R. 124-10, que l'administration applique à toute entreprise). Sur un même poste, attendez entre deux stagiaires le tiers de la durée du stage précédent (article L. 124-11).

Le registre. Pas de déclaration préalable à l'embauche, le stagiaire n'étant pas salarié. Mais ses nom et prénom vont, dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel (article L. 1221-13 du code du travail), et vous tenez à jour la liste des conventions signées, dont l'inspection du travail peut demander copie.

3. La gratification : quand et combien

Quand elle devient obligatoire. Dès que le stage dure chez vous plus de deux mois, consécutifs ou non, sur une même année scolaire ou universitaire (article L. 124-6) : selon l'Urssaf, plus de 44 jours à 7 heures, soit à partir de la 309^e heure de présence. En dessous, elle reste possible, pas obligatoire (article D. 124-8).

Combien. Le minimum légal est de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (article L. 124-6). Ce plafond est de 30 € en 2026 : la gratification minimale est donc de 4,50 € par heure de présence depuis le 1^er janvier 2026 (Urssaf). Votre convention collective peut prévoir davantage : vérifiez avant de signer. Le plafond change chaque 1^er janvier, même si votre stagiaire, lui, ne change pas : pour un stage à cheval sur deux années, la convention doit prévoir la revalorisation.

Comment. Due pour chaque heure de présence dès le premier jour, versée chaque mois et non en fin de stage (article D. 124-8) : soit les heures réellement faites dans le mois, soit un montant lissé, régularisé si le stage s'interrompt. Les frais du stagiaire se remboursent en plus (voir notre guide « Modèle de note de frais : à remplir et à justifier »).

4. Cotisations et formalités

La franchise. Selon l'Urssaf, la gratification est exonérée de cotisations et contributions sociales jusqu'à 4,50 € par heure de stage du mois en 2026, y compris quand elle est facultative. Au-delà, seule la part qui dépasse supporte les cotisations de sécurité sociale, la CSG, la CRDS et quelques contributions annexes ; ni retraite complémentaire ni chômage.

L'accident du travail. Le stagiaire est couvert. Gratification dans la franchise : l'établissement d'enseignement gère la cotisation, et en cas d'accident vous lui envoyez sans délai une copie de la déclaration faite à la CPAM. Au-delà, ces formalités sont pour vous.

La DSN. Selon l'Urssaf, le stagiaire est déclaré en DSN si la gratification dépasse la franchise ou si le stage dure deux mois ou plus. Sans salarié jusqu'ici, prévenez votre expert-comptable avant l'arrivée du stagiaire, pas le jour de la paie.

L'attestation de fin de stage. Remise à tout stagiaire, avec la durée effective du stage et la gratification totale versée (article D. 124-9).

5. Les droits du stagiaire

• Temps de présence. Mêmes règles que vos salariés (durées maximales, nuit, repos, jours fériés), avec un décompte de ses heures (article L. 124-14), qui sert aussi à la gratification.
• Sécurité. Aucune tâche dangereuse pour sa santé ou sa sécurité (article L. 124-14) ; même protection contre le harcèlement qu'un salarié (article L. 124-12).
• Repas et transport. Restaurant d'entreprise ou titres-restaurant, et prise en charge des frais de transport, aux mêmes conditions que vos salariés (article L. 124-13).
• Congés. Au-delà de deux mois, la convention prévoit des congés et absences possibles, rémunérés ou non ; grossesse, paternité et adoption ouvrent les mêmes durées qu'à un salarié (article L. 124-13).
• Embauche après le stage. Dans les trois mois suivant un stage de dernière année d'études, sa durée se déduit de la période d'essai (jusqu'à la moitié, ou en totalité si le poste reprend ses missions) ; au-delà de deux mois, le stage compte dans l'ancienneté (article L. 1221-24 du code du travail).

6. Les erreurs qui coûtent

• Accueillir avant la signature. Une journée « pour voir » avant la signature de l'école n'est pas un stage : sans convention, selon l'Urssaf, les sommes versées sont traitées comme des salaires.
• Oublier la 309^e heure. Un stage prolongé de quelques semaines peut franchir le seuil : la gratification est alors due depuis le premier jour, pas depuis la prolongation. Faites un avenant à la convention.
• Payer en une fois à la fin, ou ignorer sa branche. La gratification est mensuelle, et 4,50 € n'est qu'un plancher.
• Confier un vrai poste. Remplacer un salarié en congé ou tenir la caisse en plein été, c'est exactement ce que l'article L. 124-7 interdit.

Trop de stagiaires, pas de tuteur ou des temps de présence non respectés : amende administrative d'au plus 2 000 € par stagiaire, 4 000 € en cas de nouveau manquement dans l'année suivant la première amende (article L. 124-17). Pour budgéter la gratification, voir notre guide « Gérer sa trésorerie quand on est une petite entreprise ».

7. Votre check-list avant le premier jour

Sources. Code de l'éducation, articles L. 124-1 à L. 124-20, D. 124-1 à D. 124-9, R. 124-10 à R. 124-13, à jour du 12 octobre 2026, et code du travail, articles L. 1221-13, L. 1221-24 et R. 8113-3-1, à jour du 8 octobre 2026 (codes.droit.org, lus le 14 octobre 2026) · Entreprendre Service Public : « Stage en entreprise : obligations de l'employeur » (F20559) et « Gratification minimale d'un stagiaire étudiant ou élève dans une entreprise » (F32131), vérifiées le 1^er janvier 2026 · Urssaf : « Accueillir un stagiaire étudiant », mise à jour le 12 juin 2026 ; « Plafonds de la Sécurité sociale », mise à jour le 1^er janvier 2026, lues le 14 octobre 2026. Avertissement. Exemples fictifs. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique. Version. Document établi le 14 octobre 2026 par Réseau Actif.