Registre unique du personnel : obligation, mentions, modèle

1. Dès le premier salarié, un registre par établissement

La règle tient en une phrase : « Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés » (article L. 1221-13). Pas de seuil, pas de délai de grâce. Un apprenti, un saisonnier de deux mois ou une vendeuse à mi-temps suffisent à le rendre obligatoire. Service Public Entreprendre le dit sans détour : le registre est ouvert dès l'embauche du premier salarié.

Le mot « établissement » compte aussi. Le registre se tient lieu de travail par lieu de travail, et non au niveau de l'entreprise : deux boutiques, deux registres. Les dates d'entrée et de sortie inscrites sont d'ailleurs celles « de l'établissement » (D. 1221-23).

Qui y figure : plus de monde qu'on ne croit

• Tous les salariés, quel que soit leur contrat : CDI, CDD, temps partiel, apprentis, contrats de professionnalisation.
• Les intérimaires que vous accueillez, avec la mention « salarié temporaire » et le nom et l'adresse de l'agence d'intérim (D. 1221-23, 10°). Ils ne sont pas vos salariés, mais ils travaillent chez vous.
• Les salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs, avec la dénomination et l'adresse du groupement (11°). Voir notre guide Groupement d'employeurs.
• Les stagiaires et les volontaires en service civique, dans une partie spécifique, dans l'ordre d'arrivée (L. 1221-13).

Une seule exception est écrite noir sur blanc : les associations et fondations qui utilisent le chèque-emploi associatif sont réputées avoir rempli cette formalité (article L. 1272-4).

2. Les mentions obligatoires, colonne par colonne

Le code fixe le contenu, pas la présentation. Chaque ligne du registre correspond à une personne, et chaque mention ci-dessous peut devenir une colonne.

D'après l'article D. 1221-23 du code du travail, en vigueur, lu le 16 octobre 2026, et la fiche F1784 de Service Public Entreprendre, vérifiée le 5 février 2026.

La partie « stagiaires et service civique »

Pour chaque stagiaire : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en milieu professionnel, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire (D. 1221-23-1). Pour un volontaire en service civique : nom et prénoms (L. 1221-13 et Service Public Entreprendre).

Cette partie sert aussi à vérifier le plafond de stagiaires. En dessous de 20 personnes d'effectif, une structure dotée de la personnalité morale n'a pas plus de trois conventions de stage en cours sur une même semaine (code de l'éducation, L. 124-8 et R. 124-10). Pour les stages obligatoires des lycéens professionnels, le recteur peut relever ce plafond jusqu'à cinq (R. 124-11). Pour la convention et la gratification, voir notre guide Stagiaire : convention et gratification.

« Registre unique », pour un document qui compte une partie à part et des annexes : l'administration a parfois le sens de la formule.

Les annexes

• Salariés étrangers : la copie du titre qui autorise à travailler, tenue dans l'établissement ou sur le chantier où ils travaillent (D. 1221-24). Avant l'embauche, l'employeur vérifie l'existence du titre auprès de l'administration (L. 5221-8).
• Salariés détachés par une entreprise étrangère : la déclaration de détachement, et ses accusés de réception, chez l'entreprise qui les accueille (L. 1221-15-1 et D. 1221-24-1).

Si vous travaillez en sous-traitance, votre donneur d'ordre peut vous demander la liste de vos salariés étrangers soumis à autorisation de travail, établie à partir du registre, avec leur date d'embauche, leur nationalité, le type et le numéro de leur titre (D. 8254-2). Un registre tenu à jour se transforme en liste en dix minutes.

3. Papier ou numérique : les deux sont possibles, à une condition

Aucune forme n'est imposée (Service Public Entreprendre). Un cahier relié, un registre acheté en papeterie ou un fichier informatique conviennent. Ce qui est imposé, c'est la manière de le remplir.

• Au moment de l'embauche, pas à la fin du mois (L. 1221-13).
• Dans l'ordre des embauches pour les salariés, dans l'ordre d'arrivée pour les stagiaires. On n'insère pas une ligne oubliée entre deux autres : on l'ajoute à la suite, à sa date réelle d'inscription.
• De façon indélébile. Stylo à bille ou encre, pas de crayon à papier, pas de correcteur. Une erreur se barre d'un trait, lisiblement, et se corrige à côté.
• Les événements suivants le jour où ils arrivent : départ, passage à temps partiel, changement de titre de séjour (D. 1221-25).

Le registre numérique : ce que le code exige

Le code permet de remplacer le registre papier par un « support de substitution », notamment informatique, si des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues (L. 1221-14 et L. 8113-6). Ce support doit restituer toutes les mentions obligatoires sans difficulté d'utilisation ni de compréhension, et sans risque d'altération. Il se présente dans les mêmes conditions et se conserve aussi longtemps que le registre papier (D. 8113-2).

S'il existe un comité social et économique (CSE), il est consulté avant la mise en place du support (L. 2315-5) et l'employeur adresse son avis à l'inspection du travail (D. 1221-27).

L'article D. 8113-3 parle encore du récépissé d'une déclaration à la CNIL. Cette formalité n'existe plus : depuis le 25 mai 2018, le RGPD a supprimé les déclarations de fichiers auprès de la CNIL. À la place, la CNIL demande d'inscrire les fichiers de gestion du personnel dans votre registre des activités de traitement, même sous 250 salariés, puisque ce sont des fichiers permanents.

Et le tableur ? Aucun texte ne parle d'Excel. Mais un fichier qu'on modifie, trie et efface en deux clics remplit mal l'exigence « sans risque d'altération ». Si vous tenez le registre sur tableur, enregistrez après chaque inscription une version figée et datée (un PDF, par exemple), ou passez par le module « registre du personnel » de votre logiciel de paie, qui garde l'historique. Le jour du contrôle, il faut pouvoir montrer le registre tout de suite, à l'écran ou imprimé.

4. Cinq ans de conservation après chaque départ

Les mentions du registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (R. 1221-26). Le délai court donc personne par personne. Un registre ouvert en 2015 garde ses premières lignes tant que le premier salarié est toujours là, puis cinq ans encore après son départ.

Dans la pratique, ne détruisez jamais un registre papier en cours : il contient des lignes encore à conserver. Pour un registre numérique, gardez les versions archivées pendant la même durée. Pour les autres documents du personnel, voir notre guide Durée de conservation des documents de l'entreprise.

5. Qui peut le consulter : le CSE et les agents de contrôle

Le registre est tenu à la disposition du CSE et des agents chargés de faire appliquer le code du travail et le code de la sécurité sociale (L. 1221-15). Concrètement : l'inspection du travail, qui peut se faire présenter tous les registres obligatoires au cours de ses visites (L. 8113-4), et les contrôleurs de l'Urssaf (Service Public Entreprendre). La copie des titres de travail des salariés étrangers leur est accessible, ainsi qu'aux membres du CSE (D. 1221-24).

Un salarié n'a pas de droit d'accès direct prévu par ces articles. Mais si l'employeur n'a pas fait sa déclaration préalable à l'embauche, les agents de contrôle peuvent lui communiquer les informations sur son inscription au registre (L. 8223-2). Le registre devient alors une preuve, pour lui comme pour vous.

6. La sanction : 750 € par personne concernée

Montant maximal pour une personne physique (article 131-13 du code pénal). Pour une société, personne morale, le maximum est multiplié par cinq (article 131-41). Le juge fixe la peine.

La multiplication change l'ordre de grandeur. Un entrepreneur individuel qui n'a pas de registre pour quatre salariés encourt 4 × 750 €, soit 3 000 € au plus. Si l'employeur est une SARL ou une SAS, le plafond passe à 15 000 €. Service Public Entreprendre résume : jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

L'absence de registre ne figure pas, à elle seule, dans la définition du travail dissimulé, qui vise la déclaration préalable à l'embauche, le bulletin de paie et les déclarations sociales (L. 8221-5). Mais lors d'un contrôle, c'est souvent le registre qu'on compare aux personnes présentes. Une ligne absente pose alors la question de la déclaration.

7. Registre, DPAE, registre des stagiaires, DSN : quatre choses différentes

La DPAE se fait avant, le registre le jour même

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) part à l'Urssaf avant que le salarié commence (L. 1221-10). Elle déclare l'embauche aux organismes sociaux : identité du salarié, date et heure d'embauche, nature du contrat (R. 1221-1). Son oubli coûte une pénalité de 300 fois le taux horaire du minimum garanti (L. 1221-11), soit 1 305 € avec le minimum garanti de 4,35 € en vigueur depuis le 1er juin 2026 (circulaire Cnav 2026-16). L'oubli volontaire constitue un travail dissimulé (L. 8221-5). Le registre, lui, reste dans l'établissement, pour les contrôles et pour le CSE. L'un ne remplace pas l'autre : il faut les deux. Pour le contrat lui-même, voir notre guide Contrat CDD : modèle, et pour un apprenti Embaucher un apprenti.

Le « registre des stagiaires » est une partie du registre unique

Il n'existe pas de registre des stagiaires distinct pour l'employeur : les stagiaires vont dans la partie spécifique du registre unique (L. 1221-13). Une seule situation fait exception. Un organisme qui n'a pas de registre unique, parce qu'il n'a aucun salarié, consigne les mêmes informations dans « tout autre document permettant de suivre les conventions de stage » (D. 1221-23-1). L'artisan seul qui prend un stagiaire tient donc, lui aussi, une liste.

La DSN ne remplace pas le registre

La déclaration sociale nominative (DSN), envoyée chaque mois, transmet les salaires et les cotisations. Elle ne remplace que les formalités listées en annexe de sa charte (net-entreprises.fr), et le registre unique n'y figure pas. L'article L. 1221-13 reste en vigueur, et Service Public Entreprendre maintient l'obligation dès le premier salarié. En revanche, votre logiciel de paie peut éditer le registre à partir des données qu'il possède déjà : c'est souvent le moyen le plus simple de le tenir.

8. Le modèle : le registre à remplir et la check-list

La grille ci-dessous reprend les colonnes réglementaires. Imprimez-la, ou recopiez les colonnes dans un cahier relié. Le document Word offert avec ce guide reprend chaque colonne sous forme de fiche, à recopier ou à transformer en tableau, et la check-list.

9. Questions fréquentes

Le registre du personnel est-il obligatoire avec un seul salarié ?

Oui. L'article L. 1221-13 vise « tout établissement où sont employés des salariés », sans seuil. Un salarié à temps partiel ou un apprenti suffit. C'est aussi vrai pour un micro-entrepreneur qui embauche.

Faut-il inscrire le dirigeant ?

L'article L. 1221-13 ne vise que les salariés, les stagiaires et les volontaires en service civique. Un gérant ou un président qui n'a pas de contrat de travail n'y figure donc pas au titre de ces textes. S'il cumule son mandat avec un contrat de travail, il est salarié pour ce contrat : en cas de doute, posez la question à votre expert-comptable.

Peut-on télécharger un registre du personnel en PDF ou sur Excel ?

Oui, aucune forme n'est imposée : la grille de ce guide s'imprime telle quelle. Pour un tableur, voir la partie 3 : gardez une version figée après chaque inscription, pour respecter l'exigence d'un support sans risque d'altération.

Où ranger le registre ?

Dans l'établissement, à un endroit où vous pouvez le présenter tout de suite au CSE ou à un agent de contrôle. Pour vos salariés étrangers qui travaillent sur un chantier, la copie de leur titre est tenue sur le chantier ou dans l'établissement (D. 1221-24). Pour les autres affichages et documents de l'employeur, voir notre guide Affichage obligatoire en entreprise.

Sources. Code du travail, articles L. 1221-10, L. 1221-11, L. 1221-13, L. 1221-14, L. 1221-15, L. 1221-15-1, L. 1272-4, L. 1273-5, L. 2315-5, L. 5221-8, L. 8113-4, L. 8113-6, L. 8221-5, L. 8223-2, R. 1221-1, R. 1221-26, R. 1227-7, D. 1221-23, D. 1221-23-1, D. 1221-24, D. 1221-24-1, D. 1221-25, D. 1221-27, D. 8113-2, D. 8113-3, D. 8254-2, version à jour du 8 octobre 2026 (codes.droit.org) · Code pénal, articles 131-13 et 131-41, version à jour du 26 août 2026 (codes.droit.org) · Code de l'éducation, articles L. 124-8, L. 124-9, R. 124-10 et R. 124-11, version à jour du 16 octobre 2026 (codes.droit.org) · Service Public Entreprendre : « Registres obligatoires dans l'entreprise », vérifiée le 5 février 2026 · Cnav, circulaire 2026-16 du 12 juin 2026 (minimum garanti au 1er juin 2026, lassuranceretraite.fr) · CNIL : « Le RGPD, c'est maintenant », « Les règles pour la gestion du personnel » et « Le registre des activités de traitement » · Net-entreprises : charte relative à la généralisation de la DSN, annexe 1 ; codes et pages lus le 16 octobre 2026. Avertissement. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique. Votre convention collective et votre activité peuvent ajouter des registres. Réseau Actif n'est pas un service de l'administration et ne fournit aucun document officiel. Version. Document établi le 16 octobre 2026 par Réseau Actif.