Facture pro forma : définition, valeur et modèle

1. Ce qu'est une facture pro forma

« Pour la forme ». L'expression latine dit l'essentiel : la pro forma a la forme d'une facture, sans en être une. Elle annonce, ligne par ligne, ce que sera la facture si la vente se fait : les biens ou les services, les quantités, les prix hors taxes, la TVA, le total, les délais et les conditions. Elle s'écrit avant la livraison, souvent avant même la commande ferme. On rencontre aussi l'orthographe « proforma », en un mot : c'est le même document.

Aucun texte ne la définit. Nous avons cherché l'expression dans le code de commerce, dans le code général des impôts et dans son annexe II, dans leur version en ligne du 15 octobre 2026 : elle n'y figure pas. Quelques textes la citent pourtant, comme une évidence. Le code des douanes demande que certaines demandes d'autorisation d'exportation ou d'importation soient accompagnées « d'une facture, pro forma ou définitive » (articles A243-4 et A243-11, pour les précurseurs chimiques). Le BOFiP la prévoit pour les marchandises envoyées en stock chez un client d'un autre État membre de l'Union, avant qu'il ne les achète : le fournisseur établit une facture pro forma au départ des biens, puis la facture de l'article 289 au moment de la vente (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10, § 410). Tout le principe est là : la pro forma accompagne ce qui se passe avant la vente, la facture constate la vente.

2. Ce qu'elle vaut juridiquement

Une offre, si elle est complète. Le code civil distingue l'offre de la simple invitation à négocier. L'offre « comprend les éléments essentiels du contrat envisagé et exprime la volonté de son auteur d'être lié en cas d'acceptation » ; à défaut, il n'y a qu'une invitation à entrer en négociation (article 1114). Une pro forma qui désigne précisément la marchandise, la quantité et le prix, sans réserve, peut donc être regardée comme une offre. Aucun texte ne le dit de la pro forma elle-même : ce sont ses termes qui décident et, en cas de litige, le juge. Si c'est une offre, le contrat est conclu dès que l'acceptation parvient à l'offrant (article 1121), et pour une vente, elle est parfaite dès qu'on est convenu de la chose et du prix, même avant la livraison et le paiement (article 1583).

La durée de validité compte. Une offre ne peut être rétractée avant l'expiration du délai fixé par son auteur, ou à défaut d'un délai raisonnable (article 1116), et elle devient caduque à l'expiration de ce délai (article 1117). Une pro forma sans date de validité laisse donc une question ouverte : combien de temps votre prix vous engage-t-il ? Écrivez-le. Si vous ne voulez pas être lié, dites-le aussi, par exemple « prix indicatif, sous réserve de confirmation de commande ».

Une preuve parmi d'autres. À l'égard des commerçants, les actes de commerce se prouvent par tous moyens, sauf disposition contraire de la loi (article L. 110-3 du code de commerce). Une pro forma acceptée et signée par le client, avec la mention « bon pour accord », est un bon élément pour prouver ce qui a été convenu.

La TVA, avec prudence. Une pro forma peut faire apparaître la TVA à titre d'information : le client doit savoir combien il paiera. Mais attention à la confusion avec une facture. Toute personne qui mentionne la TVA sur une facture en devient redevable du seul fait de sa facturation (article 283, 3) : votre pro forma doit donc être reconnaissable au premier coup d'œil, titrée « Facture pro forma » et non « Facture », et porter la mention « Ce document n'est pas une facture ». Si vous êtes en franchise de TVA, vous ne pouvez faire apparaître la taxe sur vos factures « ni sur aucun autre document en tenant lieu » (article 293 E, II). Une pro forma ne tient pas lieu de facture, mais elle l'annonce : par prudence, n'y faites apparaître aucune TVA et portez-y la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI », comme sur vos factures.

3. Devis, pro forma, facture d'acompte, facture

Quatre documents se ressemblent et se succèdent. Ils n'ont ni le même rôle ni les mêmes règles.

Devis ou pro forma ? Dans la pratique, la frontière est mince : les deux sont des propositions chiffrées. Le devis sert à convaincre le client et à obtenir son accord ; la pro forma reprend la présentation exacte de la facture à venir, souvent pour qu'un tiers puisse s'en servir. Un client déjà décidé, qui doit montrer à sa banque ce qu'il va acheter, vous demandera plutôt une pro forma. Une pro forma ne remplace pas un devis quand la réglementation de votre métier impose un devis, avec ses mentions propres.

Acompte ou arrhes ? Le mot choisi a des conséquences. Entre un professionnel et un consommateur, sauf stipulation contraire, les sommes versées d'avance sont des arrhes : chacun peut alors revenir sur son engagement, le consommateur en les perdant, le professionnel en les restituant au double (article L. 214-1 du code de la consommation). Écrivez clairement « acompte » sur la pro forma si c'est ce que vous demandez ; notre guide du devis détaille la différence.

4. À quoi elle sert

Un financement. Une banque qui finance un équipement, un organisme de crédit-bail, un financeur public qui instruit une demande d'aide : tous ont besoin de chiffrer précisément la dépense prévue. Ils demandent souvent un devis ou une facture pro forma du fournisseur. Pour que votre client ne revienne pas vers vous trois fois, mettez-y la désignation exacte du matériel, sa référence, les prix hors taxes et TTC, et une durée de validité qui couvre le temps d'instruction du dossier.

Un envoi de marchandises. À l'export, le transporteur ou la douane doivent connaître la nature et la valeur des marchandises. Quand il n'y a pas encore de vente, par exemple pour des échantillons, un envoi en dépôt ou du matériel prêté pour un salon, c'est souvent une facture pro forma qui accompagne l'envoi. Les formalités douanières dépendent des marchandises et du pays de destination : vérifiez auprès de la douane ou de votre transitaire ce qu'ils attendent, avant le départ du colis et non à son retour.

Un paiement d'avance. Vous demandez à être payé avant de livrer, en totalité ou en partie : la pro forma indique le montant à régler et les coordonnées de paiement. À l'encaissement d'un acompte versé par un client professionnel, émettez la facture d'acompte ; à la livraison, la facture, qui déduit ce qui a déjà été facturé.

Une validation interne. Dans les entreprises et les collectivités, un achat passe souvent par un circuit de signatures. La pro forma permet au service achats d'engager la dépense, puis d'émettre un bon de commande. Le numéro de ce bon de commande devra ensuite figurer sur votre facture (article L. 441-9 du code de commerce) : notre modèle de bon de commande montre ce qu'il contient.

5. Les mentions à y porter

Aucune liste légale ne s'impose à la pro forma. Le plus sûr est de reprendre les mentions de la facture qu'elle annonce, d'y ajouter ce qui la distingue d'une facture, et ce que le destinataire en fera.

6. De la pro forma à la facture

La facture se refait, elle ne se renomme pas. Quand la vente se réalise, vous établissez la facture : un nouveau document, pris dans votre suite de numéros, daté du jour, avec toutes les mentions obligatoires. Elle peut citer la pro forma, « suivant facture pro forma n° PF-2026-014 du 3 mars », ce qui aide votre client à rapprocher les deux. Si les quantités ou les prix ont changé entre-temps, d'un commun accord, la facture reprend ce qui a été réellement convenu et livré, et non la pro forma.

Les acomptes se déduisent. Si une facture d'acompte a été émise, la facture finale reprend le prix total, puis déduit l'acompte déjà facturé, en hors taxes et en TVA, pour ne laisser à payer que le solde. Une même somme ne doit pas être facturée deux fois.

Et si la vente ne se fait pas ? Il n'y a rien à annuler : la pro forma n'était pas une facture, elle n'appelle ni avoir ni écriture. Gardez-la simplement avec le dossier du client. Si un acompte a été versé et facturé, en revanche, son remboursement passe par un avoir : voyez notre guide Facture d'avoir.

7. Le modèle à remplir

Le modèle reprend la présentation d'une facture, avec ce qui la distingue d'une facture. Supprimez les lignes qui ne vous concernent pas, et gardez toujours le titre et la mention « Ce document n'est pas une facture ».

8. Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Un document établi avant la vente, qui présente la facture telle qu'elle sera : biens ou services, quantités, prix, TVA et conditions. Il sert au client ou à un tiers, comme une banque, un financeur ou la douane. Ce n'est pas une facture.

Une facture pro forma a-t-elle une valeur juridique ?

Aucun texte ne la définit. Si elle contient les éléments essentiels de la vente et exprime la volonté du vendeur d'être lié, elle peut valoir offre : acceptée, elle formerait le contrat (articles 1114 et 1121 du code civil). Elle ne vaut jamais facture.

Quelle différence entre un devis et une facture pro forma ?

Les deux sont des propositions chiffrées. Le devis sert à obtenir l'accord du client et obéit, dans certains métiers, à des règles propres. La pro forma reprend la présentation exacte de la facture à venir, souvent pour qu'un tiers s'en serve.

Peut-on récupérer la TVA d'une facture pro forma ?

Non. La TVA déductible est celle qui figure sur une facture établie selon l'article 289 du code général des impôts (article 271). Il faut attendre la facture, ou la facture d'acompte si un acompte a été versé.

Faut-il numéroter une facture pro forma ?

Aucun texte ne l'impose, mais c'est utile pour la retrouver. Prenez une série distincte de celle des factures, par exemple PF-2026-001 : vos factures doivent suivre une suite chronologique et continue, sans trou.

Peut-on se faire payer sur une facture pro forma ?

Oui, elle peut indiquer un montant à régler d'avance. Mais l'acompte encaissé d'un client professionnel appelle une facture d'acompte, et la livraison une facture, qui déduit les acomptes.

Un auto-entrepreneur peut-il faire une facture pro forma ?

Oui. En franchise de TVA, il n'y fait apparaître aucune TVA et, par prudence, y porte la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI », comme sur ses factures.

Sources. Code civil, articles 1113, 1114, 1116, 1117, 1121 et 1583, version à jour du 29 juillet 2026 (codes.droit.org) ; code de commerce, articles L. 110-3, L. 441-9, L. 441-10 et D. 441-5, version à jour du 1^er octobre 2026 (codes.droit.org) ; code de la consommation, article L. 214-1, version à jour du 10 octobre 2026 (codes.droit.org) ; code général des impôts, articles 269, 271, 283, 289, 293 B et 293 E, version à jour du 1^er septembre 2026 (codes.droit.org) ; annexe II au code général des impôts, article 242 nonies A, version à jour du 29 juillet 2026 (codes.droit.org) ; code des douanes, articles A243-4 et A243-11, version à jour du 20 août 2026 (codes.droit.org) ; consultés le 15 octobre 2026 · BOFiP : BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10 (stocks sous contrat de dépôt, § 410), version du 8 juillet 2026, lu le 15 octobre 2026 · Service Public Entreprendre (DILA) : « Tout savoir sur la facturation », vérifiée le 7 août 2026 ; « Mentions obligatoires sur une facture », vérifiée le 11 août 2026 ; lues le 15 octobre 2026. Avertissement. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Aucun texte ne définit la facture pro forma : sa valeur dépend de ce qu'elle contient et de ce que les parties en font. Réseau Actif n'est pas un service de l'administration ni de la douane, et ne fournit aucun document officiel. Version. Document établi le 15 octobre 2026 par Réseau Actif.