Convocation à entretien préalable : licenciement pas à pas

1. Avant de convoquer : un motif réel et sérieux, et quelques vérifications

Tout licenciement pour motif personnel doit reposer sur une cause réelle et sérieuse (article L. 1232-1). Le motif tient à la personne du salarié : une faute, une insuffisance professionnelle, par exemple. C'est ce motif que vous aurez à exposer, puis à écrire, puis peut-être à prouver devant le conseil de prud'hommes.

S'il s'agit d'une faute, le compte à rebours a déjà commencé. Vous avez deux mois, à partir du jour où vous avez connu les faits, pour engager la procédure (article L. 1332-4). Une sanction de plus de trois ans ne peut plus être invoquée à l'appui d'une nouvelle (L. 1332-5). Un licenciement peut être prononcé dès la première faute, s'il est proportionné aux faits (Service Public).

Certains salariés sont protégés. Une salariée enceinte ne peut être licenciée que pour une faute grave sans lien avec la grossesse, ou si le contrat ne peut être maintenu pour un motif étranger à celle-ci. Pendant le congé de maternité et les congés payés pris juste après, aucun licenciement ne peut être notifié ni prendre effet, même pour faute grave ; la protection court encore dix semaines après (article L. 1225-4). Un salarié en arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle est protégé de la même façon, sauf faute grave ou motif étranger à l'accident ou à la maladie (L. 1226-9).

Le salarié protégé suit une autre procédure. Délégué syndical, élu au CSE, mais aussi, dans une TPE, le salarié inscrit sur la liste des conseillers du salarié (article L. 2411-1) : son licenciement exige l'autorisation de l'inspecteur du travail, demandée après l'entretien préalable (L. 2421-3, Service Public). Ce cas n'est pas traité ici : faites-vous accompagner.

Votre convention collective peut ajouter des étapes, une commission de discipline par exemple (Service Public). Lisez-la avant d'envoyer quoi que ce soit. Ce guide ne traite ni du licenciement économique, ni de l'inaptitude, qui suivent des règles propres. Si le salarié est encore en période d'essai, voyez le guide Période d'essai.

2. La convocation : par écrit, avec cinq mentions

La convocation se fait par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge (article L. 1232-2). Dans le second cas, faites signer et dater un double par le salarié : c'est votre preuve de la date de remise. Un appel ou un courriel ne suffit pas.

Le conseiller du salarié est une personne extérieure à l'entreprise, inscrite sur une liste arrêtée par le préfet dans chaque département, qui exerce gratuitement (articles L. 1232-7, D. 1232-4 et D. 1232-5). La liste est tenue à disposition dans chaque section d'inspection du travail et dans chaque mairie. Si le salarié fait appel à lui, c'est le salarié qui lui communique la date, l'heure et le lieu, et qui vous informe de sa démarche (R. 1232-2).

Quelle mairie indiquer ? Celle du domicile du salarié s'il habite dans le même département que l'entreprise ; sinon, celle du lieu de travail (Service Public Entreprendre). Le ministère du Travail et Service Public proposent un modèle de convocation ; le nôtre, au § 9, en reprend les mentions.

3. Le délai : 5 jours ouvrables pleins avant l'entretien

L'entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre (article L. 1232-2). Le point de départ est la présentation de la lettre par La Poste, pas son envoi ni son retrait au bureau de poste.

Un jour ouvrable, c'est tout jour de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire, en général le dimanche, et les jours fériés habituellement chômés dans l'entreprise. Le samedi compte donc. Ni le jour de présentation, ni le jour de l'entretien n'entrent dans les 5 jours. Si le délai se termine un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu'au jour ouvrable suivant (Service Public Entreprendre).

L'exemple de Service Public : lettre présentée un mardi, sans jour férié dans la semaine, entretien au plus tôt le mardi suivant. Gardez une marge : un calendrier trop serré oblige à tout recommencer.

4. L'entretien préalable : exposer les motifs, puis écouter

Le code du travail tient l'entretien en une phrase : l'employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié (article L. 1232-3). Vous, ou une personne de l'entreprise qui a le pouvoir d'embaucher et de licencier, recevez le salarié et, s'il en a choisi un, la personne qui l'assiste.

Ce que vous dites

• Pourquoi il est là : un licenciement est envisagé, aucune décision n'est prise.
• Les faits, un par un : dates, lieux, circonstances, éventuels avertissements antérieurs. Les mêmes que ceux que vous écrirez ensuite dans la lettre.
• Ce que vous attendez de lui : ses explications, sur chaque point.
• La suite : vous lui ferez connaître votre décision par écrit, après réflexion.

Ce que vous évitez

• Annoncer la décision pendant l'entretien. La loi impose un délai de réflexion avant de la notifier (Service Public) : un licenciement annoncé d'avance laisse penser que l'entretien n'était qu'une formalité.
• Ajouter des reproches que vous n'avez pas l'intention de retenir, ou en garder sous le coude pour la lettre.
• Monter le ton. Notez les réponses, posez des questions ouvertes, laissez la personne qui assiste le salarié s'exprimer.

Rédigez, le jour même, un compte rendu de ce qui a été dit, daté et signé. Il vous servira à écrire la lettre, et à vous en souvenir si l'affaire va plus loin.

Si le salarié ne vient pas. Il n'est pas obligé de se présenter, et son absence ne peut pas lui être reprochée. Vous pouvez poursuivre la procédure (Service Public Entreprendre). Les délais suivants se comptent à partir de la date prévue de l'entretien (article L. 1232-6).

5. La lettre de licenciement : 2 jours ouvrables minimum, et des motifs précis

La décision est notifiée par lettre recommandée avec avis de réception (article L. 1232-6). Elle ne peut pas être expédiée moins de 2 jours ouvrables après la date prévue de l'entretien. L'exemple de Service Public : entretien un lundi, lettre envoyée au plus tôt le jeudi.

Et la remise en main propre ? Le code ne la prévoit pas pour cette lettre, mais elle est admise. Pour la Cour de cassation, le recommandé n'est qu'un moyen de prouver la date de notification (Cass. soc., 16 juin 2009, n° 08-40.722). Le modèle du ministère du Travail l'envisage : deux exemplaires, celui de l'employeur portant « Reçu le » et la signature du salarié. Le recommandé reste le plus sûr, car sa présentation fait courir le préavis (L. 1234-3). Si le salarié refuse de signer, envoyez la lettre en recommandé.

Un délai maximal, seulement pour la faute. Il n'existe pas de délai légal maximal pour un licenciement non disciplinaire. Pour un licenciement disciplinaire, la lettre part au plus tard un mois après la date de l'entretien (Service Public Entreprendre, article L. 1332-2).

Ce que la lettre contient. Le ou les motifs, obligatoirement (L. 1232-6). Énoncez des faits précis, objectifs et matériellement vérifiables, avec les dates, les lieux et le contexte, imputables au salarié lui-même ; pour une faute lourde, l'intention de nuire. C'est la consigne même des modèles officiels. La lettre est signée par l'employeur ou son représentant, et envoyée à l'adresse du salarié que vous connaissez.

Les modèles officiels. Le décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017 a établi six modèles types de lettres de licenciement : motif disciplinaire, motif personnel non disciplinaire, inaptitude, motif économique individuel, et deux modèles de licenciement économique collectif (DREETS Normandie). Leur usage est facultatif. L'article L. 1232-6 renvoie désormais à un arrêté du ministre du Travail, que la DREETS annonce encore pour l'avenir. Les modèles sont repris sur code.travail.gouv.fr et Service Public Entreprendre. Partez-en pour la lettre de licenciement : ils prévoient chaque option (préavis effectué ou dispensé, faute grave, mise à pied conservatoire, salarié protégé).

6. Après la lettre : le salarié peut demander des précisions

Dans les 15 jours qui suivent la notification, le salarié peut vous demander, par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé, de préciser les motifs de la lettre. Vous avez alors 15 jours après réception pour répondre, si vous le souhaitez, dans les mêmes formes. Vous pouvez aussi préciser les motifs de votre propre initiative, dans les 15 jours suivant la notification (article R. 1232-13).

Vous pouvez informer le salarié de cette faculté dans la lettre, sans y être obligé : la Cour de cassation l'a jugé le 29 juin 2022 (ministère du Travail). Les modèles officiels l'écrivent.

7. Le préavis, la faute grave et la mise à pied conservatoire

Le préavis : un ou deux mois, sauf faute grave

Sauf faute grave, le salarié licencié a droit à un préavis : un mois entre six mois et deux ans d'ancienneté, deux mois à partir de deux ans, sauf durée ou condition plus favorable prévue par la loi, la convention collective, le contrat ou les usages (article L. 1234-1). En dessous de six mois, la durée dépend de la loi, de la convention ou des usages. Il commence à la date de présentation de la lettre recommandée (L. 1234-3).

Vous pouvez dispenser le salarié de l'effectuer ; écrivez-le, Service Public le recommande. Le contrat prend fin à la même date, et le salarié perçoit tout ce qu'il aurait touché en travaillant, congés payés compris (L. 1234-4 et L. 1234-5). Dans l'exemple, Benoît a quatre ans d'ancienneté : son préavis est de deux mois, sauf disposition plus favorable de la convention.

La faute grave : pas de préavis, pas d'indemnité de licenciement

La faute grave rend impossible le maintien du salarié dans l'entreprise, même pendant le préavis ; elle peut être reconnue dès la première fois. La faute lourde suppose en plus une intention de nuire. Dans les deux cas, ni préavis ni indemnité de licenciement ne sont dus, mais les congés payés acquis restent payés (Service Public). Le contrat prend fin dès la notification (Service Public Entreprendre). C'est le juge, en cas de contestation, qui qualifie la faute.

La mise à pied conservatoire : écarter le salarié pendant la procédure

Quand les faits rendent indispensable d'écarter le salarié tout de suite, vous pouvez prononcer une mise à pied conservatoire, à effet immédiat. C'est une suspension provisoire du contrat, pas une sanction ; elle prend fin avec la sanction définitive (code.travail.gouv.fr, Service Public). Vous l'annoncez au salarié oralement ou par écrit ; mieux vaut un écrit, puis convoquer sans attendre. Aucune sanction définitive ne peut être prise sans l'entretien préalable (article L. 1332-3).

Le salaire de la période. Si la faute grave ou lourde est retenue, la période non travaillée entre la mise à pied et la notification n'est pas payée : c'est ce que prévoient les modèles officiels de lettre. Si vous retenez finalement une faute simple, un motif non disciplinaire ou aucune sanction, la jurisprudence est constante : la période doit être payée. Garder ce salaire tout en licenciant pour une faute simple revient à sanctionner deux fois les mêmes faits (Cass. soc., 16 mai 2018, n° 17-11.202). Même chose si le juge écarte ensuite la faute grave : le salaire de la mise à pied redevient dû. Ce point n'est pas écrit dans le code : faites-le confirmer par votre avocat si la situation est discutée.

La mise à pied n'est pas obligatoire pour licencier pour faute grave : la Cour de cassation l'a jugé le 2 mai 2024 (n° 22-13.869), décision rapportée par Service Public Entreprendre le 27 mai 2024. L'employeur avait convoqué la salariée une semaine après les faits et l'avait laissée à son poste ; cela n'excluait pas la faute grave. Ne laissez pas traîner pour autant : le ministère du Travail rappelle que, pour une faute grave, la convocation ou la mise à pied doit intervenir dans un délai restreint après la connaissance des faits, quand aucune vérification n'est nécessaire (Cass. soc., 24 novembre 2010).

8. Fin du contrat : documents, sommes dues et contestation

• Les documents : certificat de travail (article L. 1234-19), attestation pour l'assurance chômage, remise au salarié et transmise à France Travail (R. 1234-9), solde de tout compte, inventaire des sommes versées dont le reçu signé peut être dénoncé dans les six mois (L. 1234-20). Détail dans nos guides Certificat de travail et attestation employeur et Solde de tout compte : calcul et reçu.
• L'indemnité de licenciement : due au salarié en CDI qui compte 8 mois d'ancienneté ininterrompus, sauf faute grave (article L. 1234-9). Calcul, salaire de référence et barème du juge : guide Indemnité de licenciement : le calcul côté employeur. Congés non pris : guide Congés payés.
• La contestation : douze mois à compter de la notification (article L. 1471-1). Le juge peut déclarer le licenciement nul, par exemple en violation d'une protection légale, sans cause réelle et sérieuse, ou seulement irrégulier ; les conséquences diffèrent (Service Public Entreprendre). Si un doute subsiste, il profite au salarié (L. 1235-1).
• Une autre voie : si vous voulez tous deux vous séparer sans conflit, voyez le guide Rupture conventionnelle : indemnité, procédure et délais.

9. Les outils, en Word : convocation, trame d'entretien et check-list des délais

Trois documents à remplir dans l'ordre de la procédure. Pour la lettre de licenciement elle-même, partez du modèle officiel qui correspond à votre motif.

10. Questions fréquentes

Quel délai entre la convocation et l'entretien préalable ?

Au moins 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre, ou sa remise en main propre, et l'entretien (article L. 1232-2), sans compter ces deux jours ; le samedi compte, pas le dimanche ni les jours fériés chômés.

Que dire lors d'un entretien préalable de licenciement ?

Vous exposez les motifs de la décision envisagée et recueillez les explications du salarié (article L. 1232-3) : les faits datés, puis l'écoute. Aucune décision annoncée en séance.

Quel délai entre l'entretien préalable et la lettre de licenciement ?

Au moins 2 jours ouvrables après la date prévue de l'entretien (article L. 1232-6). Pour un motif disciplinaire, un mois au plus après l'entretien (L. 1332-2). Pour un motif non disciplinaire, il n'y a pas de délai légal maximal.

Le salarié ne vient pas à l'entretien : que faire ?

Son absence ne peut pas lui être reprochée. Vous pouvez poursuivre, en comptant les délais à partir de la date prévue de l'entretien (Service Public Entreprendre, article L. 1232-6).

Peut-on convoquer avec une mise à pied conservatoire ?

Oui, quand les faits rendent indispensable d'écarter le salarié immédiatement. Elle n'est pas une sanction, dure jusqu'à la décision, et la convocation suit sans tarder (article L. 1332-3, Service Public Entreprendre). Si la faute grave n'est pas retenue, la période doit être payée (§ 7).

La lettre de convocation doit-elle indiquer les faits reprochés ?

Non. Le code exige l'objet, la date, l'heure, le lieu et la possibilité de se faire assister (article R. 1232-1). Les faits sont exposés pendant l'entretien, puis écrits dans la lettre de licenciement.

Sources. Code du travail, articles L. 1225-4, L. 1226-9, L. 1232-1 à L. 1232-7, L. 1234-1, L. 1234-3, L. 1234-4, L. 1234-5, L. 1234-9, L. 1234-19, L. 1234-20, L. 1235-1, L. 1235-2, L. 1332-1 à L. 1332-5, L. 1471-1, L. 2411-1, L. 2421-3, R. 1232-1 à R. 1232-3, R. 1232-13, R. 1234-9, R. 1332-1 à R. 1332-3, D. 1232-4 et D. 1232-5, version à jour du 8 octobre 2026 (codes.droit.org), consultés le 16 octobre 2026 · Service Public Entreprendre (DILA) : « Procédure de licenciement d'un salarié pour motif personnel », vérifiée le 11 mai 2026 ; « Licenciement pour motif personnel nul, sans cause réelle et sérieuse ou irrégulier », vérifiée le 19 juin 2026 ; modèles de lettres R58714 (vérifié le 11 mai 2026) et R58718 (vérifié le 22 mai 2026) ; « Licenciement d'un représentant du personnel », vérifiée le 11 mars 2026 ; actualité « Le licenciement pour faute grave n'inclut pas obligatoirement une mise à pied immédiate du salarié », publiée le 27 mai 2024 (Cass. soc., 2 mai 2024, n° 22-13.869) · Service Public (DILA) : « Licenciement pour faute simple, grave ou lourde », vérifiée le 21 novembre 2025 ; « Sanctions disciplinaires d'un salarié du secteur privé », vérifiée le 7 mai 2025 · Code du travail numérique (ministère du Travail) : fiche « La procédure en cas de licenciement pour motif personnel » (mise à jour le 26 septembre 2025), modèles « Convocation à un entretien préalable au licenciement pour motif personnel » (mis à jour le 6 novembre 2024) et « Lettre de licenciement pour motif disciplinaire » (mis à jour le 21 novembre 2024), glossaire « Mise à pied conservatoire » · décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017 établissant des modèles types de lettres de notification de licenciement, modèle disciplinaire lu dans la reproduction de la DREETS Normandie, liste des six modèles sur la page « Nouveaux modèles types de lettre de licenciement » (mise à jour le 13 avril 2026) · Cour de cassation, chambre sociale : 16 juin 2009, n° 08-40.722 (texte reproduit par dictionnaire-juridique.com) ; 16 mai 2018, n° 17-11.202 (rapporté par Legisocial) ; 24 novembre 2010 et 29 juin 2022, cités par la fiche du ministère du Travail ; tous lus le 16 octobre 2026. Avertissement. Ce document ne constitue pas un conseil juridique. Il traite du licenciement pour motif personnel d'un salarié en CDI ; le licenciement économique, l'inaptitude et les salariés protégés suivent des règles propres. Votre convention collective peut prévoir des garanties supplémentaires. Version. Document établi le 16 octobre 2026 par Réseau Actif.