Comptabilité d'une association : cahier, budget et comptes

1. La loi de 1901 n'impose rien ; vos statuts et vos financeurs, si

La loi du 1^er juillet 1901 ne fixe aucune obligation comptable. Associations.gouv.fr n'en conclut pas qu'on peut s'en passer : une association doit « impérativement » tenir une comptabilité, dont le niveau dépend de sa taille, de ses financements et de son activité.

L'obligation vient d'ailleurs. Des statuts, d'abord, quand ils prévoient des comptes à présenter. Ensuite, dès que l'association reçoit des subventions, sollicite un agrément, emploie des salariés ou exerce une activité imposable, à l'impôt sur les sociétés ou à la TVA par exemple (associations.gouv.fr).

Au-delà de certains seuils, le niveau monte d'un cran : comptes annuels complets, contrôle et publication.

Les associations tenues d'établir des comptes annuels suivent le règlement n° 2018-06 de l'Autorité des normes comptables, applicable depuis le 1^er janvier 2020 (article 111-1 ; associations.gouv.fr). Elles tiennent un livre-journal, un grand livre et un livre d'inventaire. Les dirigeants qui n'établissent pas les comptes annuels ou ne les publient pas alors que l'article L. 612-4 l'exige encourent 9 000 € d'amende (articles L. 612-4 et L. 242-8). La publication se fait en ligne et elle est gratuite (service-public.gouv.fr).

Sous les seuils aussi, une subvention a ses exigences : l'association qui en a reçu une dans l'année fournit à la collectivité qui l'a versée une copie certifiée de ses budgets et de ses comptes de l'exercice écoulé (code général des collectivités territoriales, L. 1611-4).

Qui fait quoi au bureau, qui signe, qui répond des erreurs : c'est l'affaire de notre guide Trésorier d'association : rôle, comptes et responsabilité. Ici, on parle de la méthode.

2. Trésorerie ou engagement : la date qui compte n'est pas la même

Deux façons de compter existent, et elles ne donnent pas le même résultat à la fin de l'année.

La comptabilité de trésorerie suit l'argent : une recette existe le jour où elle arrive sur le compte ou dans la caisse, une dépense le jour où elle part. C'est le cahier de recettes et de dépenses. Il suffit à la plupart des petites associations (associations.gouv.fr).

La comptabilité d'engagement, tenue en partie double (chaque opération s'inscrit dans deux comptes), suit les droits et les dettes : une facture compte dans l'année où le service a été rendu, même si elle se paie plus tard. En fin d'exercice, elle produit un bilan (ce que l'association possède et ce qu'elle doit), un compte de résultat (ses produits et ses charges de l'année) et une annexe qui explique les chiffres.

3. Le cahier de recettes et de dépenses : une ligne, une pièce, un solde

Le cahier peut être un registre papier ou un tableur. Les règles sont les mêmes : écrire dans l'ordre des dates, sans ratures ni surcharges (associations.gouv.fr). Une erreur ne se gomme pas : elle se corrige par une nouvelle ligne, qui l'annule et l'explique.

Un tableur a une mémoire d'éléphant et une conscience de poisson rouge : il garde tout et vous laisse tout réécrire. Protégez donc les mois clos, ou imprimez-les et faites-les signer.

Les colonnes qui suffisent

• Le numéro de pièce, reporté au crayon sur le justificatif : c'est lui qui relie le cahier au classeur.
• La date, le libellé et le mode de paiement : chèque, virement, carte, espèces.
• Le montant en recette ou en dépense, ventilé dans une colonne par nature : cotisations, subventions, dons, manifestations ; achats, locations et assurances, déplacements, frais bancaires.
• Une colonne « projet » pour chaque action financée par une subvention affectée. Le jour du compte rendu financier, il suffit de filtrer.
• Le solde de la banque et celui de la caisse, après chaque ligne ou au moins chaque mois.

Choisissez des colonnes qui portent les mêmes noms que les lignes de votre budget prévisionnel. En fin d'année, comparer le prévu et le réalisé devient une addition, pas une enquête.

Les pièces justificatives

Chaque ligne a sa pièce : facture, ticket de caisse, relevé bancaire, convention ou notification de subvention, bordereau de remise de chèques, liste des cotisants de l'année. Pour une recette en espèces, la pièce est une feuille de recette datée, comptée et signée par deux personnes.

Une fois par mois, rapprochez le cahier du relevé bancaire, ligne par ligne. Un écart trouvé en mars s'explique en dix minutes. Pour la durée de conservation, voir notre guide Combien de temps garder ses papiers.

4. Le bénévolat se compte, au pied du compte de résultat

Le règlement comptable des associations appelle « contributions volontaires en nature » tout ce qu'une personne apporte gratuitement : du travail (le bénévolat, une mise à disposition de personnel), des biens (des dons en nature), des services (une salle ou un véhicule prêtés, une prestation offerte) (règlement n° 2018-06, article 211-1).

Elles s'inscrivent dans des comptes à part, la classe 8 : le compte 87 dit d'où vient l'aide (875 pour le bénévolat), le compte 86 dit à quoi elle a servi (864 pour le personnel bénévole). Les deux totaux sont égaux et se présentent au pied du compte de résultat (article 211-3). Ils ne changent donc pas le résultat de l'année (notice du Cerfa 12156).

Pour valoriser une heure de bénévolat, il n'existe pas de méthode unique. Le guide pratique publié par associations.gouv.fr recense le coût horaire du Smic, une grille de salaires ou la valeur de remplacement, c'est-à-dire ce qu'aurait coûté le même travail acheté à l'extérieur. Choisissez une méthode, écrivez-la, gardez-la d'une année sur l'autre.

Le chiffre ne vaut que par les heures qu'il compte. Une feuille de présence par manifestation, signée, vaut mieux qu'une estimation faite de mémoire la veille de l'assemblée. Exemple : 300 heures de bénévolat sur l'année, valorisées au Smic horaire brut de 12,31 € (service-public.gouv.fr, juin 2026), font 3 693 € en 864 et en 875. Le Smic brut n'est qu'une convention parmi d'autres : le guide pratique cite aussi le Smic chargé, des coefficients selon les responsabilités ou une grille de salaires. Pour les droits et les frais des bénévoles, voir notre guide Bénévole dans une association.

5. Le budget prévisionnel suit la grille du Cerfa 12156

Le budget prévisionnel chiffre l'année qui vient ; le compte de résultat raconte celle qui est passée. La notice du Cerfa 12156 le dit sans détour : une association qui ne demande pas de subvention peut fonctionner sans budget prévisionnel. Elle s'y prive pourtant de son meilleur outil de décision.

Le conseil d'administration le prépare et l'assemblée générale l'approuve, sauf si les statuts en disposent autrement (service-public.gouv.fr). Il se prépare avant le début de l'exercice (notice du Cerfa 12156).

La grille : deux colonnes, un total, puis le bénévolat

Il est d'usage de présenter le budget sur le modèle du compte de résultat (notice). La rubrique 5 du Cerfa 12156*06, « Budget de l'association », range les charges par compte (60 achats, 61 services extérieurs, 62 autres services extérieurs, 63 impôts et taxes, 64 personnel, 65 à 68 autres charges et dotations) et les produits en face (70 ventes et prestations, 74 subventions par financeur, 75 cotisations et dons, 76 à 78 autres produits).

Viennent ensuite le total des charges hors contributions volontaires, le total des produits, l'excédent ou l'insuffisance prévisionnelle, puis, au pied, les comptes 86 et 87, et le total général.

Un détail de numéros : le Cerfa range encore les dons et le mécénat en 758, comme l'ancien plan comptable ; dans des comptes annuels tenus selon le règlement n° 2018-06, ils vont en 754 (7541 dons manuels, 7542 mécénat), et les cotisations en 756.

C'est la même grille que pour le budget d'un projet, détaillée dans notre guide Demande de subvention : le Cerfa 12156 pas à pas. Le budget global de l'association couvre toute l'année et toutes ses activités, pas une seule action.

La méthode en quatre temps

• Fixer les objectifs de l'année : les activités maintenues, les nouvelles, celles qu'on arrête.
• Lister les dépenses, en partant du réalisé de l'an dernier et de devis, et les classer de la plus incompressible à la plus facultative. Ajouter une ligne d'imprévus, par exemple 5 % du budget global (notice).
• Lister les ressources, en séparant celles qui sont acquises de celles qu'il faut encore solliciter. Ne pas oublier les dons et le bénévolat à valoriser.
• Vérifier l'équilibre, puis faire une version sans les subventions seulement demandées.

L'équilibre est recommandé par la pratique et le bon sens, mais aucun texte ne l'impose, sauf pour les établissements sociaux et médico-sociaux. Un budget peut donc être présenté en excédent ou en déficit si c'est plus sincère ; dites alors ce que deviendra l'excédent, ou comment l'association reviendra à l'équilibre (notice du Cerfa 12156). Seul le bloc du bénévolat est toujours équilibré, par construction.

6. En fin d'année : arrêter les comptes, les faire approuver, en rendre compte

Arrêter. Au dernier jour de l'exercice, on totalise le cahier, on rapproche la banque, on compte la caisse et on liste ce qui reste à payer et à recevoir. Une petite association présente un compte de résultat simplifié (recettes et dépenses par nature, comparées au budget) et l'état de sa trésorerie. Associations.gouv.fr propose des modèles de bilan et de compte de résultat.

Les fonds dédiés, pour les associations aux comptes annuels. La part d'une subvention d'exploitation ou d'un don affecté à un projet défini qui n'a pas été utilisée à la clôture ne gonfle pas le résultat. Elle passe au passif, en « fonds dédiés », et revient en produit l'année où le projet se réalise (règlement n° 2018-06, articles 132-1 à 132-3). Une association qui reçoit 10 000 € pour un projet et n'en dépense que 7 000 en 2026 affiche donc 3 000 € de fonds dédiés, pas 3 000 € d'excédent. En écritures : une charge « reports en fonds dédiés » (689) en 2026, puis un produit « utilisations de fonds dédiés » (789) en 2027.

Une limite : si la convention oblige à rendre la part non dépensée, ces 3 000 € sont une dette envers le financeur, pas un fonds dédié (règlement n° 2018-06, article 132-2).

Faire approuver. L'assemblée générale approuve les comptes annuels et le budget prévisionnel, et valide le rapport financier (service-public.gouv.fr). Pour la décision elle-même, voir notre Modèle de procès-verbal d'assemblée générale.

Rendre compte. Chaque subvention affectée à une action se justifie par un compte rendu financier, dans les six mois qui suivent la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée (service-public.gouv.fr). La colonne « projet » du cahier sert ici. Au-delà de 153 000 €, les comptes et le rapport du commissaire aux comptes se publient dans les trois mois de l'approbation (partie 1).

Une association qui vend des prestations doit aussi regarder sa fiscalité : voir notre guide TVA d'une association loi 1901. Si elle délivre des reçus pour les dons, ses comptes doivent pouvoir le justifier : voir Reçu fiscal pour un don à une association.

7. Le logiciel : un tableur suffit longtemps, six critères pour la suite

Pour un cahier de trésorerie de quelques centaines de lignes, un tableur bien tenu fait le travail. Il en existe de gratuits. Le logiciel devient utile quand les écritures se multiplient, que plusieurs personnes saisissent, ou que l'association passe en comptabilité d'engagement.

Gratuit ou payant, nous ne citons aucune marque : comparez sur ces critères.

• Le plan comptable associatif : les comptes du règlement n° 2018-06 (cotisations, dons, contributions volontaires en 86 et 87, fonds dédiés en 689 et 789) doivent exister sans bricolage.
• Les deux modes : trésorerie pour démarrer, engagement le jour où un seuil est franchi, sans changer d'outil.
• Le suivi par projet, pour sortir en un clic les dépenses d'une action subventionnée.
• Le rapprochement bancaire, idéalement avec import des relevés.
• Les accès : un compte par personne, des droits différents pour saisir et pour consulter, l'historique des modifications.
• La sortie : export complet dans un format ouvert, sauvegarde, et l'assurance de récupérer vos données si l'éditeur ferme ou si l'offre gratuite change.

Méfiez-vous du gratuit limité à un nombre d'écritures ou d'utilisateurs : le passage à l'offre payante arrive souvent le mois de l'assemblée générale. Avant d'adopter un outil, faites une année d'essai en parallèle du cahier, ou demandez conseil au point d'appui à la vie associative de votre département.

8. Le cahier de recettes-dépenses et la trame de budget

Les deux outils se trouvent dans le document Word offert avec ce guide. Le cahier se reproduit dans un registre ou un tableur ; la trame de budget reprend la grille du Cerfa 12156, en version simplifiée.

9. Questions fréquentes

Une association loi 1901 est-elle obligée de tenir une comptabilité ?

La loi de 1901 ne l'impose pas, mais les statuts, les financeurs, un agrément, des salariés ou une activité imposable l'exigent souvent, et associations.gouv.fr recommande d'en tenir une dans tous les cas. Pour une petite association, un cahier de recettes et de dépenses suffit.

Existe-t-il un logiciel gratuit de comptabilité pour association ?

Oui, des tableurs et des logiciels gratuits existent. Vérifiez qu'ils connaissent le plan comptable associatif, le suivi par projet et l'export de vos données, et lisez les limites de l'offre gratuite (partie 7).

Le budget prévisionnel est-il obligatoire ?

Aucun texte général ne l'impose. Il devient indispensable pour demander une subvention, et l'assemblée générale l'approuve quand les statuts le prévoient. La notice du Cerfa 12156 le recommande à toutes les associations, comme outil de décision.

Faut-il un expert-comptable ?

Aucun texte ne l'impose, même au-delà des seuils. Ce qui devient obligatoire, c'est le commissaire aux comptes : au-delà de 153 000 € de subventions publiques en argent ou de dons ouvrant droit à réduction d'impôt dans l'année, ou pour une association à activité économique qui dépasse deux des trois critères de l'article R. 612-1 du code de commerce. Il contrôle et certifie les comptes ; il ne les tient pas. Un expert-comptable devient alors souvent utile pour les établir.

Sources. Code de commerce, articles L. 242-8, L. 612-1, L. 612-4, R. 612-1 et D. 612-5, et code général des collectivités territoriales, articles L. 1611-4 et L. 2313-1, versions à jour du 1^er octobre 2026 (codes.droit.org), consultés le 16 octobre 2026 · Loi n° 87-571 du 23 juillet 1987 sur le développement du mécénat, article 4-1 · Autorité des normes comptables : « Recueil des normes comptables du secteur non lucratif », règlement n° 2018-06, articles 111-1, 132-1 à 132-3, 211-1 à 211-4 et 320-2, version du 1^er janvier 2026 · Cerfa n° 12156*06, rubrique 5 « Budget de l'association » (décembre 2022), et sa notice n° 51781, sur service-public.gouv.fr · associations.gouv.fr : « La comptabilité associative » (27 juin 2025), « Le plan comptable applicable depuis le 1er janvier 2020 », « La valorisation comptable du bénévolat » et son guide pratique · service-public.gouv.fr : « Subventions versées aux associations », vérifiée le 1^er janvier 2026 ; « Association : évolution des ressources », vérifiée le 18 juin 2025 ; « Instances dirigeantes d'une association », vérifiée le 14 août 2026 ; « Smic », vérifiée le 1^er juin 2026 ; pages lues le 16 octobre 2026. Avertissement. Ce guide ne constitue pas un conseil comptable, juridique ou fiscal. Les règles décrites sont celles du cas général ; l'Alsace-Moselle a un droit local des associations, et certains secteurs (établissements sociaux et médico-sociaux, fédérations sportives, associations reconnues d'utilité publique) ont des règles propres. Réseau Actif n'est pas un service de l'administration et ne fournit aucun document officiel. Version. Document établi le 16 octobre 2026 par Réseau Actif.